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Gli aspetti da non trascurare per il vostro evento

Tralasciando casi clamorosi come quello del Fyre Festival, ci sono errori che possono manifestarsi durante l’organizzazione del vostro evento e, nel migliore dei casi, provocarvi stress e ansia. Nella peggiore delle ipotesi, invece, possono mettere a repentaglio la buona riuscita dell’appuntamento: per questo abbiamo voluto compilare una breve lista dei rischi che si possono correre, non importa se siate novellini o navigati.

Passi falsi e ingenuità

Un errore molto più comune di quanto non si pensi è fare poche riunioni: succede quando ci si affida alla collaborazione con altre persone per l’allestimento (cosa peraltro più che giusta). Sappiamo che a nessuno piace perdere tempo nei meeting, ma quando si è in tanti ad avere lo stesso obiettivo, questi sono necessari: per raccogliere idee, condividere intoppi, trovare alternative. Su questo sito troverete molti altri esempi di errori comuni.

Fare una “prova generale” vi eviterà cattive sorprese: trovarsi presso il luogo dell’evento e controllare che tutto funzioni e sia allestito non deve essere fatto frettolosamente! Prendetevi piuttosto del tempo per verificare che le uscite di sicurezza funzionino (è un esempio!), o che ci siano acqua e luce, che il locale sia decorato e arredato come desiderate e che sia facilmente individuabile da chi viene da fuori. Ci ringrazierete!

Un festival da NON copiare: il caso Fyre

Anche se organizzare un festival non è nel vostro futuro, e l’evento che volete metter su è di tipo molto più semplice, Fyre – La più grande festa mai avvenuta è un documentario fondamentale per chi voglia cimentarsi in appuntamenti aperti al pubblico.

Ormai parlare del Fyre Festival è sinonimo di truffa, ma in questo lavoro c’è molto di più, e dedicare un paio d’ore allo studio del film può darvi tante idee… E risultare illuminante.

I disastri del Fyre Festival

Lo vogliamo sottolineare: il Fyre Festival, come accennato sopra, è stato essenzialmente un caso di truffa. Ma all’interno di questa problematica più grande troviamo tanti errori che possono essere facilmente adattati alle situazioni che voi state cercando di organizzare. Qui riassumiamo quelli principali:

• La logistica non si può improvvisare: il caso è certamente estremo, ma allestire un festival su un atollo senza acqua corrente e luce avrebbe dovuto già far desistere gli organizzatori. A voi questo non capiterà, ma potreste sfruttare l’esempio del Fyre per tenervi alla larga da quei luoghi scenografici ma dove è più complicato arrivare, soggiornare, predisporre palchi e strutture. Ci sono delle eccezioni, certo, come il bellissimo festival tutto italiano Chamoisic!
• La comunicazione è la prima cosa: i truffati del Fyre Festival, sia a livello di pubblico che di collaboratori del “capo supremo” Billy MacFarland, lo sono stati essenzialmente per non aver preteso informazioni a sufficienza. Sono passati pochi anni da quell’evento e la lezione è stata imparata amaramente: se non si danno sufficienti e costanti notizie sul vostro appuntamento, difficilmente il pubblico si fiderà e vi aderirà!

Comunicare in maniera efficace un evento: le attività di PR

Il buzz marketing, del quale abbiamo parlato altrove in questa stessa sezione del sito, non può completamente sostituirsi alla comunicazione più tradizionale.

A seconda del luogo dove si svolgerà il vostro evento, potreste aver bisogno di pubblicizzarlo perché vi trovate in un posto piccolo dove non succede molto, o, per contro, di farlo spiccare in una situazione dove c’è molta concorrenza. Essere molto attivi sui social, in entrambi i casi, non basta a ottenere una copertura efficace.

Affidarsi o no a un ufficio stampa?

Questo è il momento di fare un passo indietro e tornare al vostro budget di massima: avete pensato all’aiuto che potrebbe darvi un ufficio stampa?

Molti organizzatori alle prime armi pensano che sia una voce di spesa sulla quale si può risparmiare per fare tutto da soli, ma questo aumenterebbe il resto del loro lavoro!

Anche perché un PR non si limita ad “avvisare” dell’imminenza di un evento, ma:

– redige e invia comunicati stampa, locandine, cambiamenti di programma;

– è disponibile al telefono, via email o di persona per rispondere alle domande dei giornalisti ma anche del pubblico;

– organizza mini-eventi per promuovere l’appuntamento (interviste alla radio, alla tv…).

Queste sono solo le attività principali, che non vanno prese sotto gamba: questa scelta va valutata seriamente.

Comunicare in maniera efficace un evento: il buzz

Prima di passare a spiegare in dettaglio come promuovere un evento, in questa sezione vogliamo spiegare come creare aspettativa attorno all’appuntamento – è quello che in inglese si chiama buzz, ed è in questo che eccellono moltissime agenzie di comunicazione e creatività sui social media. Se vi fermate a pensare a un evento che avete amato, ricorderete di essere riusciti ad averne notizia settimane o mesi prima che si svolgesse, magari per merito di un post su Instagram, o di un cartellone visto per strada.

Lo scenario che stiamo tratteggiando suona familiare? Ecco, adesso tocca a voi fare lo stesso!

Senza ridursi all’ultimo momento!

Se al vostro evento mancano un paio di settimane siete in ritardo per creare qualcosa di memorabile sui social: per questo è bene iniziare a organizzare questa serie di attività con qualche mese di anticipo, mettendo per iscritto cosa si vuole ottenere.

Un esempio può essere coinvolgere degli influencer o comunque delle personalità, che “seminino” degli indizi che conducano alla data dell’appuntamento. Oppure, parlando di indizi, si può usare un hashtag insolita che generi interesse, o – cosa più semplice – una serie fotografica da pubblicare poco per volta per far aumentare il numero dei follower. Queste piccole idee possono andar bene per tutti, indifferentemente dal tipo di “happening”.

Il fattore umano di un evento

Nessun uomo è un’isola, recita un adagio che per quanto vecchio è anche molto vero: tolte alcune fortunate eccezioni, quasi tutti noi dobbiamo fare i conti con l’interazione umana e con questa possono sorgere problemi e incomprensioni. Questo è ancora più vero quando si organizza un evento.

A meno che l’evento non sia veramente piccolo, sarà inevitabile avere a che fare con collaboratori che dovranno rendere meno oneroso il lavoro e fornitori che metteranno a disposizione materiali fra i più diversi: dal catering al noleggio delle sedie (se serviranno), dall’impianto luci a quello audio (nel caso di appuntamenti più “musicali), va fatto un elenco delle persone con cui vi confronterete.

Le incognite da affrontare

È inevitabile che ci siano allora degli imprevisti, ma anche ritardi e… nervosismi. Un primo passo è accettare che potrebbero succedere cose che non possiamo gestire – questo stato d’animo aiuterà a gestire lo stress. Poi, cosa non meno importante, cercate di stabilire le vostre ambizioni: se volete creare un evento indimenticabile, forse non ci si potrà affidare ad amici di amici, né tantomeno sperare che questi si accontentino di (passateci l’esagerazione) un ringraziamento caloroso e una consumazione gratuita in cambio del loro impegno.

Questo è il momento dell’organizzazione di un evento che probabilmente vi porterà via più tempo: se partite da zero, chiedete preventivi a ditte che si occupano di security, di catering, di noleggio attrezzature. Se non avete un locale a disposizione, chiedete quanto costa affittarne uno. Non vi fermate al risultato più attinente su Google, ma comparate i prezzi offerti e il tipo di servizi compresi negli stessi. Ci sono permessi da chiedere? Domandate anche questo.

La parola “prezzi” non vi deve spaventare: i preventivi servono a sapere come e dove risparmiare, ma va da sé che il lavoro (di chiunque) va pagato. Il fattore umano si controlla di più se… è felice!

Il tasto “dolente”: crearsi un budget

A seconda del tipo di evento che vorrete creare avrete bisogno di più o meno denaro per affittare un locale dove tenerlo, per microfoni e impianti audio se necessari, per pagare il personale e/o l’artista che ospiterete… Ci rendiamo conto di essere generici, ma vogliamo che questa breve guida sia la più inclusiva possibile!

Vogliamo tranquillizzarvi: se i post-it con la descrizione di quello che volete creare, insieme a quelli sulla logistica, sono stati fatti in maniera efficace, vedrete che necessità e obiettivi vi saranno chiarissimi fin dai primi giorni. Se così non fosse, tornate indietro e aggiungete voci alla vostra parete!

Chi investe negli eventi

A seconda del luogo dove vivete, potreste essere circondati da organizzatori di eventi: indagate sui player del settore e, se le circostanze lo permettono, proponete di creare quello che avete immaginato con loro. È già un primo passo per vedere realizzata la vostra idea.

Se però avete il timore che questa possa esservi “rubata” o che sia snaturata dalla collaborazione con un’altra realtà, la vostra successiva fase di ricerca è per chi possa finanziarvi: di volta in volta potrebbero essere banche, il vostro comune di residenza, associazioni senza scopo di lucro, negozi o brand più grandi. Quando si tratta di enti pubblici si parla di patrocini; quando di realtà private di sponsorizzazioni. In entrambi i casi dovrete dare qualcosa in cambio del denaro: visibilità sui manifesti, banner pubblicitari su siti o nella sede dell’evento… Questo tipo di dettagli si definiscono quando ci si accorda, cosa che dovrebbe essere sempre messa per iscritto.

Alcuni istituti di credito offrono somme di denaro a fondo perduto, così come istituzioni pubbliche come l’Unione Europea, che tende a disporre di denaro investibile se a organizzare l’evento è una donna, una persona con disabilità, o altre persone appartenenti a una minoranza. Per questo motivo vi invitiamo a fare una ricerca approfondita di bandi e concorsi che possano fare al caso vostro. Troverete anche le istruzioni per poter partecipare.

Il crowdfunding conviene?

Una ulteriore possibilità è data dai siti di crowdfunding, sempre più utilizzati anche in Italia: vi consigliamo di studiare con attenzione le differenze perché non esiste una piattaforma che vada bene indifferentemente per tutti i progetti culturali e di intrattenimento.

Per gli eventi no-profit una buona scelta è GoFundMe, ma se intendete guadagnare dall’appuntamento che organizzerete ci sono fattori da considerare per cui potreste trovarvi meglio su un altro sito con una differente impostazione.

Un evento nuovo? Organizzatelo voi!

Dopo le chiusure e le restrizioni portate dal Covid le persone hanno – comprensibilmente – voglia di tornare a vivere e di vedere e fare cose nuove. Dai concerti alle mostre, dalle presentazioni di libri alle feste, passando per convegni e conferenze.

È vero però che il tessuto culturale delle nostre città si è sfilacciato a causa dell'”economia da pandemia”: tanti club, centri culturali, gallerie d’arte, locali per musica dal vivo non hanno riaperto. Non si può, insomma, contare più di tanto a un ritorno a quanto succedeva prima.

Contate su questo sito

Ecco perché abbiamo pensato di offrire i contenuti di questo portale: no, non per piangerci addosso, ma per proporre un’alternativa. Se gli eventi sono scomparsi, non è detto che debba rimanere per sempre così! La nostra idea è insegnarvi a organizzarne uno – di qualunque tipo esso sia.

Esperti da anni nel campo delle pubbliche relazioni e del marketing, vogliamo mettere a disposizione le nostre competenze per aiutarvi ad allestire un appuntamento pubblico senza commettere errori marchiani. Così facendo speriamo di trasmettervi la nostra stessa passione: magari dal primo evento passerete a un secondo, a un terzo… E troverete che la cosa vi appassiona e che vorrete farne il vostro lavoro!

Il primo consiglio: scrivete tutte le vostre idee

Vogliamo iniziare dalle basi. È vero che ci sono moltissimi libri dedicati all’organizzazione di eventi, ma prima ancora di consigliare una… gita in libreria, vi invitiamo a mettere per iscritto (meglio se in maniera dettagliata) tutte le idee che avete in mente sull’evento che vorreste lanciare.

Usate dei post-it, che attaccherete a una parete nello spazio che usate per lavorare o per creare. Ogni foglietto dovrà avere un’idea, una parola chiave, oppure un bisogno da soddisfare (per esempio “chi porta il cibo”, “dove prendo i soldi?”, “il locale del mio amico è disponibile”, e così via). Cercate di essere specifici e ricollegatevi a degli eventi che per voi sono familiari. Se qualcuno di questi presentava una buona idea, dedicate un post-it anche a questo aspetto. Stessa cosa se invece c’è stato un problema, o avete notato un errore clamoroso da non commettere.

Dopo che avrete attaccato alla parete tutte le vostre riflessioni, la prossima cosa da fare è (e sì, ci rendiamo conto che il consiglio sembrerà insolito!) abbandonarle. Infatti, presi dalla foga della creatività spesso ci si appuntano cose che poi risultano ripetitive, o di difficile realizzazione.

Sarà difficile però rendersene subito conto: per questo, fate passare almeno un paio di giorni dalla fase di stesura a quella di “analisi”. Dopo di che, tornate alla vostra parete, e a mente fresca considerate cosa vedete, e scartate i post-it impossibili. Dividete, invece, quelli validi in almeno tre colonne: il concept (cosa volete che succeda, in altre parole, insieme a dove volete che succeda); la logistica/organizzazione (in soldoni: “per fare questo ho bisogno di quest’altro”- soldi, una sede, del personale…); la comunicazione (come farsi trovare dal pubblico potenziale e come pubblicizzarsi).

A questo punto sì, che possiamo iniziare a lavorare!