Un evento nuovo? Organizzatelo voi!

Dopo le chiusure e le restrizioni portate dal Covid le persone hanno – comprensibilmente – voglia di tornare a vivere e di vedere e fare cose nuove. Dai concerti alle mostre, dalle presentazioni di libri alle feste, passando per convegni e conferenze.

È vero però che il tessuto culturale delle nostre città si è sfilacciato a causa dell'”economia da pandemia”: tanti club, centri culturali, gallerie d’arte, locali per musica dal vivo non hanno riaperto. Non si può, insomma, contare più di tanto a un ritorno a quanto succedeva prima.

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Ecco perché abbiamo pensato di offrire i contenuti di questo portale: no, non per piangerci addosso, ma per proporre un’alternativa. Se gli eventi sono scomparsi, non è detto che debba rimanere per sempre così! La nostra idea è insegnarvi a organizzarne uno – di qualunque tipo esso sia.

Esperti da anni nel campo delle pubbliche relazioni e del marketing, vogliamo mettere a disposizione le nostre competenze per aiutarvi ad allestire un appuntamento pubblico senza commettere errori marchiani. Così facendo speriamo di trasmettervi la nostra stessa passione: magari dal primo evento passerete a un secondo, a un terzo… E troverete che la cosa vi appassiona e che vorrete farne il vostro lavoro!

Il primo consiglio: scrivete tutte le vostre idee

Vogliamo iniziare dalle basi. È vero che ci sono moltissimi libri dedicati all’organizzazione di eventi, ma prima ancora di consigliare una… gita in libreria, vi invitiamo a mettere per iscritto (meglio se in maniera dettagliata) tutte le idee che avete in mente sull’evento che vorreste lanciare.

Usate dei post-it, che attaccherete a una parete nello spazio che usate per lavorare o per creare. Ogni foglietto dovrà avere un’idea, una parola chiave, oppure un bisogno da soddisfare (per esempio “chi porta il cibo”, “dove prendo i soldi?”, “il locale del mio amico è disponibile”, e così via). Cercate di essere specifici e ricollegatevi a degli eventi che per voi sono familiari. Se qualcuno di questi presentava una buona idea, dedicate un post-it anche a questo aspetto. Stessa cosa se invece c’è stato un problema, o avete notato un errore clamoroso da non commettere.

Dopo che avrete attaccato alla parete tutte le vostre riflessioni, la prossima cosa da fare è (e sì, ci rendiamo conto che il consiglio sembrerà insolito!) abbandonarle. Infatti, presi dalla foga della creatività spesso ci si appuntano cose che poi risultano ripetitive, o di difficile realizzazione.

Sarà difficile però rendersene subito conto: per questo, fate passare almeno un paio di giorni dalla fase di stesura a quella di “analisi”. Dopo di che, tornate alla vostra parete, e a mente fresca considerate cosa vedete, e scartate i post-it impossibili. Dividete, invece, quelli validi in almeno tre colonne: il concept (cosa volete che succeda, in altre parole, insieme a dove volete che succeda); la logistica/organizzazione (in soldoni: “per fare questo ho bisogno di quest’altro”- soldi, una sede, del personale…); la comunicazione (come farsi trovare dal pubblico potenziale e come pubblicizzarsi).

A questo punto sì, che possiamo iniziare a lavorare!

By rachele

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