La comunicazione eventi

Comunicare in maniera efficace un evento: le attività di PR

Il buzz marketing, del quale abbiamo parlato altrove in questa stessa sezione del sito, non può completamente sostituirsi alla comunicazione più tradizionale.

A seconda del luogo dove si svolgerà il vostro evento, potreste aver bisogno di pubblicizzarlo perché vi trovate in un posto piccolo dove non succede molto, o, per contro, di farlo spiccare in una situazione dove c’è molta concorrenza. Essere molto attivi sui social, in entrambi i casi, non basta a ottenere una copertura efficace.

Affidarsi o no a un ufficio stampa?

Questo è il momento di fare un passo indietro e tornare al vostro budget di massima: avete pensato all’aiuto che potrebbe darvi un ufficio stampa?

Molti organizzatori alle prime armi pensano che sia una voce di spesa sulla quale si può risparmiare per fare tutto da soli, ma questo aumenterebbe il resto del loro lavoro!

Anche perché un PR non si limita ad “avvisare” dell’imminenza di un evento, ma:

– redige e invia comunicati stampa, locandine, cambiamenti di programma;

– è disponibile al telefono, via email o di persona per rispondere alle domande dei giornalisti ma anche del pubblico;

– organizza mini-eventi per promuovere l’appuntamento (interviste alla radio, alla tv…).

Queste sono solo le attività principali, che non vanno prese sotto gamba: questa scelta va valutata seriamente.

Comunicare in maniera efficace un evento: il buzz

Prima di passare a spiegare in dettaglio come promuovere un evento, in questa sezione vogliamo spiegare come creare aspettativa attorno all’appuntamento – è quello che in inglese si chiama buzz, ed è in questo che eccellono moltissime agenzie di comunicazione e creatività sui social media. Se vi fermate a pensare a un evento che avete amato, ricorderete di essere riusciti ad averne notizia settimane o mesi prima che si svolgesse, magari per merito di un post su Instagram, o di un cartellone visto per strada.

Lo scenario che stiamo tratteggiando suona familiare? Ecco, adesso tocca a voi fare lo stesso!

Senza ridursi all’ultimo momento!

Se al vostro evento mancano un paio di settimane siete in ritardo per creare qualcosa di memorabile sui social: per questo è bene iniziare a organizzare questa serie di attività con qualche mese di anticipo, mettendo per iscritto cosa si vuole ottenere.

Un esempio può essere coinvolgere degli influencer o comunque delle personalità, che “seminino” degli indizi che conducano alla data dell’appuntamento. Oppure, parlando di indizi, si può usare un hashtag insolita che generi interesse, o – cosa più semplice – una serie fotografica da pubblicare poco per volta per far aumentare il numero dei follower. Queste piccole idee possono andar bene per tutti, indifferentemente dal tipo di “happening”.