Nessun uomo è un’isola, recita un adagio che per quanto vecchio è anche molto vero: tolte alcune fortunate eccezioni, quasi tutti noi dobbiamo fare i conti con l’interazione umana e con questa possono sorgere problemi e incomprensioni. Questo è ancora più vero quando si organizza un evento.

A meno che l’evento non sia veramente piccolo, sarà inevitabile avere a che fare con collaboratori che dovranno rendere meno oneroso il lavoro e fornitori che metteranno a disposizione materiali fra i più diversi: dal catering al noleggio delle sedie (se serviranno), dall’impianto luci a quello audio (nel caso di appuntamenti più “musicali), va fatto un elenco delle persone con cui vi confronterete.

Le incognite da affrontare

È inevitabile che ci siano allora degli imprevisti, ma anche ritardi e… nervosismi. Un primo passo è accettare che potrebbero succedere cose che non possiamo gestire – questo stato d’animo aiuterà a gestire lo stress. Poi, cosa non meno importante, cercate di stabilire le vostre ambizioni: se volete creare un evento indimenticabile, forse non ci si potrà affidare ad amici di amici, né tantomeno sperare che questi si accontentino di (passateci l’esagerazione) un ringraziamento caloroso e una consumazione gratuita in cambio del loro impegno.

Questo è il momento dell’organizzazione di un evento che probabilmente vi porterà via più tempo: se partite da zero, chiedete preventivi a ditte che si occupano di security, di catering, di noleggio attrezzature. Se non avete un locale a disposizione, chiedete quanto costa affittarne uno. Non vi fermate al risultato più attinente su Google, ma comparate i prezzi offerti e il tipo di servizi compresi negli stessi. Ci sono permessi da chiedere? Domandate anche questo.

La parola “prezzi” non vi deve spaventare: i preventivi servono a sapere come e dove risparmiare, ma va da sé che il lavoro (di chiunque) va pagato. Il fattore umano si controlla di più se… è felice!